Am 26.11.2020 fand ein Update im Regelwerksmanager statt, bei dem die Funktion “Regelwerkskontrolle” ergänzt wurde.

Die neue Funktion wurde insbesondere aufgrund mehrerer Kundenrückmeldungen implementiert. Jedes Regelwerk enthält nun die Angabe, wann es zuletzt auf Aktualität geprüft wurde. Zusätzlich erhalten die Lizenznehmer nun direkt im Regelwerksmanager einen Bericht für die von KSV durchgeführten regelmäßigen Regelwerkskontrollen, die sich auf die von KSV bereitgestellten Datensätze erstrecken. Weiterhin wird den Lizenznehmern ein Werkzeug zur Verfügung gestellt, mit dem es möglich ist, strukturiert regelmäßige Regelwerkskontrollen für die firmenspezifischen Regelwerke durchzuführen.

Mit der neuen Funktion Regelwerkskontrolle gehen mehrere kleinere funktioniale Ergänzungen im Regelwerksmanager einher, die nachfolgend detaillierter beschrieben sind.

A. Übersicht der Regelwerkskontrollen

Firmenadministratoren mit der Berechtigung “Regelwerkskontrolle” finden im Menü Firmenbereich die neue Option “Regelwerkskontrolle”.

Durch Klicken dieser Option wird die Übersicht der Regelwerkskontrollen angezeigt. Die Übersicht enthält vier Reiter:

1. Allgemeine Regelwerke

In diesem Reiter wird die Liste mit den Berichten der regelmäßig durch KSV durchgeführten Regelwerkskontrollen angezeigt. Die Regelwerkskontrollen werden durch KSV ab Dezember 2020 monatlich in Form von Stichproben durchgeführt, wobei sie sich ausschließlich auf die von KSV bereitgestellten Datensätze erstrecken. Für jedes Länderpaket werden getrennte Berichte bereitgestellt. Sobald ein Bericht verfügbar ist, kann dieser über die entsprechende Schaltfläche (i-Symbol) angezeigt werden. Erläuterungen zum Bericht sind im Abschnitt B dargestellt.

2. Fehlende Lizenzdateien

In diesem Reiter wird die Liste mit den Lizenzregelwerke angezeigt, bei denen die Dateianhänge der aktuelle oder zukünftige Version fehlen. Die Liste enthält dabei nur die Lizenzregelwerke, die mindestens einer Firmenfunktion zugewiesen sind. Über die Schaltfläche mit dem Symbol “i” kann das betroffene Lizenzregelwerk direkt aufgerufen werden.

Diese Liste war bislang über die Option “Dateianhänge kontrollieren” im Menü “Regelwerke” abrufbar. Diese Option ist entsprechend mit dem Update hinfällig und wurde entfernt.

3. fehlende Dateianhänge

In diesem Reiter wird die Liste mit den Firmenregelwerke angezeigt, bei denen die Dateianhänge der aktuelle oder zukünftige Version fehlen. Die Liste enthält dabei nur die Firmenregelwerke, die mindestens einer Firmenfunktion zugewiesen sind. Über die Schaltfläche mit dem Symbol “i” kann das betroffene Firmenregelwerke direkt aufgerufen werden.

4. Firmenregelwerke

In diesem Reiter wird die Liste mit den firmeninternen Regelwerkskontrollen angezeigt. Diese Regelwerkskontrollen beziehen sich ausschließlich auf die Firmenregelwerke. Die Häufigkeit der firmeninternen Regelwerkskontrollen kann individuell eingestellt werden, siehe Erläuterungen im Abschnitt D.

Die Schaltfläche in der Spalte “Bericht” zeigt für jede Kontrolle den Status an:

  • Ist die Kontrolle noch nicht begonnen, wird ein “+” als Symbol angezeigt. Die Schaltfläche ist inaktiv, sofern die Kontrolle in der Zukunft liegt. Mit Beginn des entsprechenden Monats wird die Schaltfläche aktiv. Die Schaltfläche ist rot, wenn die Kontrolle überfällig ist. Durch Klicken der Schaltfläche wird die Kontrolle gestartet und eine neue Kontrollcheckliste aufgerufen. Weiteres dazu im Abschnitt C.
  • Ist die Kontrolle begonnen, aber noch nicht abgeschlossen, wird ein Stift als Symbol angezeigt. Die Schaltfläche ist rot, wenn die Kontrolle überfällig ist. Durch Klicken der Schaltfläche wird die aktive Kontrollcheckliste aufgerufen.
  • Ist die Kontrolle abgeschlossen, wird ein “i” als Symbol angezeigt. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Bericht der Kontrolle aufgerufen.
  • Ist die Kontrolle nicht durchgeführt worden, wird ein Minus im Kreis als Symbol angezeigt.

Zur Handhabung der Kontrollen ist Folgendes zu beachten:

  1. Die erste firmeninterne Kontrolle ist im Februar 2021 möglich.
  2. Eine Kontrolle kann stets zwischen 1. und 11. des jeweiligen Monats gestartet werden. Wird dieser Zeitraum versäumt, wird die Kontrolle wieder deaktiviert und alle für diese Kontrolle stichprobenartig ausgewählten Regelwerke gehen auf die nächste turnusmäßige Kontrolle über.
  3. Eine neue Kontrolle kann erst begonnen werden, wenn die zuletzt gestartete Kontrolle abgeschlossen wurde.

B. Bericht zu den Regelwerkskontrollen der KSV (allgemeine Regelwerke)

Mit den Regelwerkskontrollen stellen wir durch stichprobenartige Kontrollen eine hohe Qualität der im Regelwerksmanager enthaltenen Regelwerke sicher. Jeder Bericht zu einer Regelwerkskontrolle ist dabei drei Reiter unterteilt:

1. Ergänzung fehlender Regelwerke

In diesem Reiter ist eine Liste mit Regelwerken enthalten, die während der Kontrolle zusätzlich im Regelwerksmanager ergänzt wurden. Grundsätzlich fließen neue Regelwerke bereits über den wöchentlichen Informationsdienst in den Regelwerksmanager ein. Dennoch kann es bei der Erstellung des Informationsdienst passieren, dass neue Regelwerke übersehen werden. Diese Regelwerke finde dann spätestens mit der Regelwerkskontrolle Aufnahme in den Regelwerksmanager.

2. Kontrolle archivierter Versionen

In diesem Reiter ist eine Liste mit Regelwerksversionen enthalten, die seit der letzten Kontrolle automatisch archiviert wurden. Unterschieden wird dabei in

  • korrekte Archivierung und
  • fehlerhafte Archivierung.

Bei einer erkannten fehlerhaften Archivierung ist zudem angegeben, inwiefern das Datum des Gültigkeitsendes (gültig bis) bei der Kontrolle geändert wurde.

3. Berichtigung bestehender Regelwerke

In diesem Reiter ist eine Liste mit Regelwerken enthalten, die gemäß Kontrollturnus oder aufgrund besonderen Anlasses zu kontrollieren waren. Die Kontrolle umfasst dabei ausschließlich die aktuellen Regelwerke, also keine vollständig archivierten Regelwerke. Kontrolliert werden dabei aktuelle und zukünftige Versionen auf folgende Aspekte:

  • Ergänzung neuer Versionen
  • fehlende, konsolidierte, nicht konsolidierte Dateianhänge (sofern kein Lizenzregelwerk)
  • fehlerhafte Datumswerte

C. Checkliste firmeninterne Regelwerkskontrolle

Mit den firmeninternen Regelwerkskontrollen kann durch regelmäßige Stichproben eine hohe Qualität der im Regelwerksmanager enthaltenen Firmenregelwerke sichergestellt werden. Für diese Regelwerkskontrolle wird eine systematische Checkliste bereitgestellt, die sich auf drei Reiter aufteilt und nach Abschluss der Kontrolle als Bericht bereitgestellt wird (analog zum Bericht der KSV Regelwerkskontrollen).

 

Mit den folgenden Reitern wird nach Abschluss der Kontrolle der entsprechende Bericht bereitgestellt  (analog zum Bericht der KSV Regelwerkskontrollen).

1. Ergänzung fehlender Regelwerke

In diesem Reiter ist eine Liste mit Regelwerken enthalten, die während der Kontrolle vom Kontrolleur zusätzlich im Regelwerksmanager ergänzt wurden.

2. Kontrolle archivierter Firmenregelwerke

In diesem Reiter ist eine Liste mit Versionen von Firmenregelwerken enthalten, die seit der letzten Kontrolle automatisch archiviert wurden. Die Einträge sind farblich gekennzeichnet:

  • rosa Schattierung für Regelwerke, die noch nicht kontrolliert wurden
  • grüne Schattierung für Regelwerke, die bereits kontrolliert wurden.

Im oberen Bereich lässt sich die Liste auch so filtern, dass entweder alle oder nur die noch nicht kontrollierten Regelwerke angezeigt werden.

Durch Klicken auf die Schaltfläche mit dem Symbol “i” in der Spalte “Regelwerk” kann das entsprechende Regelwerk zur Kontrolle direkt aufgerufen werden. Folgende Ergebnisse der Kontrolle werden angezeigt:

  • korrekte Archivierung und
  • fehlerhafte Archivierung.

Bei einer erkannten fehlerhaften Archivierung ist zudem angegeben, inwiefern das Datum des Gültigkeitsendes (gültig bis) bei der Kontrolle geändert wurde.

3. Berichtigung bestehender Firmenregelwerke

In diesem Reiter ist eine Liste mit Firmenregelwerken enthalten, die gemäß Kontrollturnus oder nach manueller Aktivierung zu kontrollieren waren. Die Kontrolle umfasst dabei ausschließlich die aktuellen Firmenregelwerke, also keine vollständig archivierten oder deaktivierten Firmenregelwerke.

Folgende Änderungen werden bezüglich aktueller und zukünftiger Versionen angezeigt:

  • Ergänzung neuer Versionen
  • fehlende, konsolidierte, nicht konsolidierte Dateianhänge

D. Konfiguration für die Regelwerkskontrolle (Firmenregelwerke)

Der Turnus der firmeninternen Regelwerkskontrollen lässt sich mit verschiedenen Paramatern einstellen:

Beispiel mit Standardeinstellung:

  • Jeden Monat wird eine Regelwerkskontrolle in der Übersicht (siehe Abschnitt A) erzeugt; dies ergibt sich aus dem Kontrollturnus.
  • Grundsätzlich wird jedes aktuelle Firmenregelwerke alle 3 Monate wiederkehrend einer Regelwerkskontrolle zugewiesen; dies ergibt sich aus dem Grundturnus.
  • Sofern ein Firmenregelwerk innerhalb eines Monats vor der Regelwerkskontrolle, zu der es zugewiesen ist, bearbeitet wurde, wird es auf die Regelwerkskontrolle im nachfolgenden Monat verschoben; dies ergibt sich aus der Änderungsschwelle und dem Kontrollturnus. Diese Erleichterung wurde eingearbeitet, da davon ausgegangen wird, dass bei Bearbeitungen grundsätzlich auch die korrekte Eingabe beachtet wird.
  • Wenn ein Firmenregelwerk wiederholt geändert wird und es deshalb stets auf die Kontrolle des nachfolgenden Monats verschoben wird, ist es in jedem Fall spätestens 12 Monate nach der letzten Regelwerkskontrolle zu kontrollieren; dies ergibt sich aus dem Maximalturnus.

Die Einstellung können in der Firmenverwaltung vorgenommen werden. Dazu befinden sich entsprechende Eingabefelder unterhalb der Firmenangaben.

ParameterStandardMinimumMaximumBedeutung
Kontrollturnus1 Monat1 MonatGrundturnusTurnus, in dem die Regelwerkskontrolle durchgeführt werden soll
Grundturnus3 Monate3 Monate12 MonateTurnus, in dem seit der letzten Kontrolle nicht bearbeitete Firmenregelwerke kontrolliert werden
Änderungsschwelle1 Monat1 MonatGrundturnusZeitfenster, in dem Bearbeitungen eines Firmenregelwerks vor einer Kontrolle zur Verlängerung des Turnus berücksichtigt werden
Maximalturnus12 MonateGrundturnus36 MonateTurnus, in dem seit der letzten Kontrolle Firmenregelwerke spätestens kontrolliert werden

Im unteren Bereich der Firmenverwaltung befinden sich die Konfigurationsmöglichkeiten  zum Turnus der firmeninternen Regelwerkskontrollen: